Quando o Zoom substitui uma viagem a trabalho?

Mesmo antes da pandemia, a transformação digital e a chegada das novas gerações ao mercado de trabalho já sugeria um novo movimento ao mundo dos negócios. O novo curso indicava que as pessoas se encontrariam menos, trabalhariam mais em casa e o Zoom substituiria as viagens corporativas e as reuniões presenciais.

De repente, o coronavírus chegou e antecipou essa tendência. Em poucos dias, profissionais e empresas tiveram que se adaptar ao home office, cancelar qualquer viagem de negócio e aprender a resolver problemas à distância. 

Se por um lado houve uma economia de recursos, do outro alguns problemas começaram a aparecer. Toda experiência foi válida para aprimorar a gestão de viagens das empresas e mostrou que existe espaço para realizar reuniões online e presenciais. Continue a leitura e descubra a hora certa para cada uma delas. 

A fadiga do Zoom

Para descobrir quando o Zoom substitui uma viagem a trabalho, precisamos entender o problema de restringir o contato com colegas de trabalho à tela do computador. 

A pandemia e as recomendações de isolamento social paralisaram toda a movimentação promovida pelas viagens corporativas. Em um primeiro momento, as despesas com viagens sumiram do orçamento. Para as empresas, isso pareceu bom.

Contudo, os meses foram passando, a pandemia se estendendo e logo o mundo dos negócios ganhará um novo conceito para se preocupar: a fadiga do Zoom. Nome dado ao cansaço físico e mental que os profissionais experimentam após longas horas em frente à uma tela, desenvolvendo o networking e cumprindo sua agenda profissional por meio do computador.

Após mais de um ano em pandemia, o que não falta são estudos sobre o tema. Recentemente, a American Psychological Association (APA) fez um levantamento bibliográfico que pode justificar as causas da fadiga do Zoom. Entre os motivos apontados, destacam-se:

• intensidade de ser observado horas a fio;
• passamos um longo tempo olhando para o rosto de outra pessoa.
• restrições a mobilidade física.

Diferenças entre reuniões presenciais e online 

Por mais que as empresas sigam alguns protocolos para tornar as reuniões online mais leves — conversar sobre amenidades logo que entram na sala, seguir um cronograma para não estender o encontro mais que o necessário, entre outras dicas já difundidas na internet — não tem como fugir das particularidades do ambiente online.

O fato é que em reuniões presenciais mantem-se uma distância entre os participantes. Distribuídos em uma sala, as pessoas tem para onde olhar. Os olhos passeiam entre a projeção, a pessoa que está falando e os demais colegas de trabalho. É possível se levantar para buscar um cafezinho. Detalhes tão simples mas inexistentes nas reuniões pelo Zoom.

A pesquisa da APA nos faz refletir sobre a capacidade de a tela do computador aproximar as pessoas. Quanto menos participantes, maior será o rosto das pessoas na tela e esse intenso contato visual gera incomodo.

No Zoom, todas as pessoas presentes em uma reunião olham para o rosto das outras sem parar. Depois de tanto tempo submetidos a plataforma, os profissionais já conhecem esse desconforto. Como resultado, já entram nas reuniões desmotivados e entediados.

Outros benefícios das reuniões presenciais

Além de serem mais confortáveis, há muitos casos em que as reuniões presenciais são necessárias. 

Por exemplo, em empresas de grande porte compostas por matriz e filiais, as reuniões são meros detalhes de uma viagem de negócio. Quem se desloca para a unidade pode ver de perto do seu funcionamento, ter contato próximo com seus colega de trabalho e agilizar a resolução de alguns problemas. 

Quando o Zoom pode substituir uma viagem a trabalho

Nem Zoom, nem viagem a trabalho são vilões da produtividade, da gestão de despesas e da saúde mental dos profissionais, quando bem gerenciados. 

O mecanismo para descobrir quando é melhor optar pela plataforma online ou pelo encontro presencial é muito simples: complexidade do tema a ser tratado, estimativa de duração da reunião e agenda de compromissos no local.

Por exemplo, vamos supor que um grupo empresarial tem unidades de trabalho no Paraná, em Santa Catarina e no Rio Grande do Sul. O gestor de marketing precisa alinhar a frequência de postagens nas redes sociais com os gerentes e analistas de cada unidade. 

Esse tipo de assunto pode ser debatido pelo Zoom, afinal, o cronograma já está definido, precisa apenas ser comunicado. 

Outra situação hipotética: o final do ano se aproxima e, com ele, é necessário definir os orçamentos de campanha para o próximo ano. Além disso, Santa Catarina vai inaugurar novas unidades e pontos de vendas.

É prudente que o gestor se encontre pessoalmente com os responsáveis. A projeção de valores leva tempo até chegar a uma definição e visitar as novas unidades pessoalmente é fundamental para alinhar estratégias de marketing realmente eficientes. 

Agora você sabe quando o substituir uma viagem a trabalho pelo Zoom!

Uma política de viagem corporativa é fundamental para não tem dúvidas na hora de marcar um encontro presencial ou pelo Zoom. Critérios bem definidos contribuem para gerenciar o orçamento, a duração das viagens e até mesmo a frequência das reuniões online. Tudo está conectado e faz parte de uma gestão inteligente de recursos humanos e financeiros. 

A VOLL existe para ajudar empresas no gerenciamento da mobilidade corporativa e na otimização dos recursos destinados às viagens corporativas. Entenda como funcionamos.

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