Por que sua empresa deve rever sua gestão de despesas de viagens

A gestão de despesas corporativas é um processo trabalhoso, mas algumas empresas tendem a sofrer mais com este processo, por ainda realizarem muitas das atividades envolvidas manualmente.

Além disso, já existem meios de pagamento mais modernos para as despesas do que realizar adiantamentos ou fornecer um cartão de crédito corporativo.

Para entender melhor como uma empresa pode avançar e se tornar mais eficiente e competitiva eliminando alguns destes processos, leia o artigo a seguir.

O que pode estar errado na sua gestão de despesas hoje? 

Caso você reconheça alguns destes problemas, é melhor já ir se planejando para eliminá-los e finalmente, conseguir a redução de custos que sua empresa tanto almeja.

• Perda de produtividade: processos lentos de prestação de conta e conciliação de cartões estão roubando tempo dos seus colaboradores. Desta forma, eles ficam presos apresentando papéis como comprovantes e notas fiscais, justificando erros, cobrando o cumprimento da política de despesas, quando deveria estar claro;
• Prejuízos financeiros para a empresa e até mesmo seus colaboradores: com toda a lentidão destes processos manuais, os relatórios de despesas acabam, por vezes, sendo imprecisos. Há uma fatura de cartão corporativo e uma data exata para pagá-la sem juros. Às vezes, mesmo não tendo ainda uma resposta definitiva para alguns impasses no orçamento, o risco de fraude ou reembolso solicitado de maneira errada passa e a empresa paga o que não precisava. O colaborador pode acabar perdendo também seu reembolso por não ter apresentado da maneira correta seus comprovantes, embora tenha guardado todos; 
• Prejuízo para o clima organizacional: gestores e colaboradores entrando, constantemente, em conflitos de posicionamento devido às discrepâncias na conferência das faturas, já que esta discussão envolve quem vai tirar o valor de uma compra ou utilização de um serviço, por vezes, oneroso, do próprio bolso. As negativas, restituições de valor e penas aplicadas tendem a causar desentendimentos, frustrações e acusações; 
• Ética: dificuldade de controle e a possibilidade e o desvio de ética do colaborador ao usar os cartões secretamente para gastos pessoais.
• Descumprimento da política de despesas corporativas: ela pode até existir, mas seu acesso ser dificultado por sua apresentação enfadonha e propensão a interpretações subjetivas. Portanto, uma solução digital que faça a aplicação da política automaticamente em todas as despesas é tão importante. 

É hora de eliminar estes riscos. O VOLL Pay pode te ajudar perfeitamente com estas questões. Continue a leitura para saber como ele pode transformar de forma surpreendente 

a gestão de despesas da sua empresa.

Revolucione a gestão de despesas com o VOLL Pay

Como falado anteriormente, a adoção de uma política de viagens corporativas não faz necessariamente com que ela seja seguida à risca. Assim, a tecnologia ganha espaço para ajudar a multiplicar a capacidade gerencial, ganhar eficiência e produtividade, sendo acessível para os profissionais que precisam viajar a trabalho ou pagar qualquer outro gasto corporativo.

O VOLL Pay, por exemplo, é uma solução que acaba de ser lançada pela VOLL para simplificar a rotina e otimizar o pagamento de qualquer despesa corporativa, seja ela durante uma viagem ou não.

Prático para quem paga e eficiente para quem gerencia, com ele, é possível realizar o pagamento de qualquer despesa de forma pré-conciliada, ou seja, identificar o tipo, centro de custo e motivo antes do pagamento. 

Por falar em pagamento, com o VOLL Pay, basta utilizar o PIX através do QR Code ou chave aleatória. Ou seja, utilizando a câmera do celular, em segundos, o colaborador consegue pagar despesas que vão além de passagens de ônibus, táxi ou avião. Qualquer necessidade durante a viagem pode ser paga sem problemas, desde que dentro da política da empresa. 

Ao pagar, a prestação de contas e a autorização do pagamento acontecem no mesmo minuto. Se não houver orçamento disponível para determinada despesa, projeto ou colaborador, o pagamento simplesmente não é feito.

A empresa pode definir qual será o valor máximo a ser gasto pelo colaborador, de acordo com o tipo de despesa. Além disso, também é possível designar quais as regras de uso para cada perfil de colaborador e acompanhar todos os gastos em tempo real. 

Desta forma, fica muito mais fácil rastrear e garantir que as transações e pagamentos aconteceram dentro do esperado com total controle e segurança.

Benefícios do VOLL Pay

Dados de uma pesquisa global feita pela Experian revelam que 9 em cada 10 brasileiros confiam na segurança dos pagamentos digitais.

A possibilidade do pagamento digital de qualquer despesa corporativa com o PIX, através do VOLL Pay, traz muitos benefícios. Confira abaixo alguns dos melhores: 

• Otimização de processos: não é preciso solicitar ou conceder adiantamentos e reembolsos, uma vez que o app da VOLL já realiza, de forma muito rápida, a pré-conciliação das despesas. 
• Pré-conciliação: antes de se fazer qualquer pagamento com o VOLL Pay, o colaborador precisa apontar o motivo, tipo e valor da despesa. Caso a empresa exija, ainda será obrigatória a inserção de observações adicionais — tudo feito anteriormente ao pagamento em si.
• Agilidade e autonomia: com o VOLL Pay, seus colaboradores podem pagar estacionamento, gasolina, pedágio, refeições e qualquer outro tipo de despesa pré-aprovada com a facilidade e rapidez de um pagamento digital.
• Personalização: os gestores podem proporcionar e limitar um valor a ser gasto, também sendo possível designar regras de uso para perfis de colaboradores ou até períodos específicos.
• Orçamento: os pagamentos são feitos apenas depois da identificação da despesa – valor e tipo – sem que seja necessário prestar contas após o pagamento ser realizado e autorizar a despesa — considerando que a autorização é feita previamente à transação em si.
• Sustentabilidade: cartões de crédito físicos, além de não serem mais a solução mais prática do mercado, prejudicam o meio ambiente. Eliminar este recurso da empresa ajuda a melhorar as condições no planeta em que vivemos e traz mais valor para a marca.  
• Liberdade para definir sua política: você agora pode definir, via plataforma, um valor máximo a ser gasto pelo colaborador, de acordo com o tipo de despesa. É o controle total dos custos indiretos da sua operação.

Ficou com vontade de ter uma demonstração de como o VOLL Pay funciona na prática? Clique na imagem abaixo e fale com a nossa equipe para agendar sua demonstração gratuita do VOLL Pay!