Como eliminar de vez o relatório de reembolsos com o VOLL Pay

Se você encontrou este conteúdo, é porque sabe que a burocracia do relatório de reembolsos, ou despesas, está roubando um tempo precioso da sua gestão e prejudicando a produtividade de suas equipes de colaboradores. 

Você sabe que mudar a maneira como produz e analisa dados relacionados às despesas corporativas precisa mudar o quanto antes para que parem de apontar para sua responsabilidade somente, o fato da redução de custos não estar se tornando realidade na sua gestão.

Colaboradores com atividades externas e viajantes a trabalho também se mostram estressados com tanta prestação de contas para fazer, ao invés de dedicar o tempo necessário para cumprir suas metas e colher frutos de um bom trabalho.  

Neste artigo, apresentaremos uma solução digital que tem capacidade total de não somente erradicar a necessidade do relatório de reembolso, como também reduzir custos, aumentar a eficiência da sua equipe e finalmente, trazer o reconhecimento que todos merecem por seus esforços com a gestão de despesas corporativas. 

Relatório de reembolsos agora é coisa do passado e podemos provar

Este mal-estar em relação ao relatório de reembolsos, seja ele o de viagens, ou outras atividades externas, é facilmente compreensível: trata-se de um processo, geralmente, manual, que depende de uma extensa papelada — envolvendo numerosos dados de viagens, comprovantes, recibos e notas fiscais do viajante. 

E como se não bastasse, esta lentidão e exaustão do processo podem facilitar fraudes e desperdício de dinheiro para a empresa com reembolsos indevidos. 

Todos os esforços que a empresa dedica para uma checagem eficiente e uma validação assertiva vão por água abaixo.

Por que então insistir na manutenção de tantos transtornos, quando a tecnologia pode te ajudar agora mesmo a superar tudo isso? Quando a alternativa perfeita para todos eles acabou de ser lançada? 

Apresentamos o VOLL Pay: com ele você poderá finalmente, eliminar os processos de reembolso, adiantamento e prestação de contas.

O VOLL Pay faz parte da plataforma digital da VOLL, onde todos os procedimentos que envolvem viagens e despesas corporativas estão digitalizados e integrados proporcionando uma experiência de gestão diferenciada, com alto nível de agilidade, eficiência e foco no que realmente vale a pena.  

Entenda como o VOLL Pay funciona e como ele elimina totalmente o relatório de reembolso da sua rotina

Com o VOLL Pay, todos os pagamentos são realizados apenas após a identificação da despesa, ou seja, de forma pré-conciliada. É necessário apontar o motivo, tipo ou valor, e demais observações, antes que a transação seja autorizada.

Com isso, ao pagar, a prestação de contas e a autorização do pagamento acontecem no mesmo minuto. Você passa a ter mais visibilidade, controle e segurança durante todo o processo. 

Desta forma, viajantes e gestores terão menos atividades burocráticas e mais eficiência, para se dedicarem ao seu desenvolvimento e ao crescimento dos seus negócios.

E quanto à transparência nas transações realizadas pelos colaboradores? Como ela pode ser garantida?

A transparência — uma das maiores deficiências na composição manual e lenta análise de dados dos relatórios de despesas — é assegurada definitivamente com os seguintes passos: 

1. Pré-validação automática do orçamento disponível: se não há budget aprovado, a transação não é realizada. Sem estouros de orçamentos ou despesas imprevistas.
2. Pré-conciliação de toda despesa: identificação do tipo, centro de custo e motivo antes do pagamento ser feito. Você eliminará toda a rotina de checagem e prestação de contas.
3.  Rastreabilidade total do gasto: por geolocalização e horário exato da transação, para você acompanhar em dashboards online, atualizados em tempo real.

Na prática, este recurso traz mais autonomia para os colaboradores e transparência total quanto aos seus gastos. Você passa a ter uma rotina de gestão muito mais leve e produtiva. Diferentemente do processo ultrapassado de ter que cobrar recibos e validar relatórios de prestações de contas, com o VOLL Pay você deixará de ouvir reclamações sobre reembolsos não realizados. 

Os colaboradores também se sentem mais confortáveis com esta autonomia, especialmente por não terem que prestar contas em um processo frustrante para quem acabou de retornar de uma viagem cansativa.

Saiba como o VOLL Pay reduz custos para as empresas sem a necessidade do relatório de reembolso 

A redução de custos proporcionada pela mais nova solução de pagamentos da VOLL é um dos maiores motivos de sua contratação.

É provável que na sua empresa, uma equipe de pelo menos duas pessoas estejam envolvidas no fluxo de adiantamento, reembolso e prestação de contas de despesas corporativas pagas pelos seus colaboradores (sobretudo durante suas viagens a trabalho).

A eliminação dos processos de reembolso e adiantamento geram maior produtividade na gestão corporativa. Processos otimizados poupam tempo e dinheiro.

Com a redução das atividades não relacionadas à geração de valor e crescimento da empresa, estes profissionais podem dedicar seu tempo a outras formas de alavancar ou de entregar mais qualidade para o negócio.

A total transparência nas transações realizadas pelos colaboradores e a maior organização com a ferramenta de pré-conciliação do VOLL Pay elimina desperdícios, enganos e fraudes. 

Se, para cada despesa, é preciso haver um limite ou orçamento pré-definido, a extrapolação de gastos é impossível. As despesas só existem depois de pré-aprovadas, através dos limites definidos pela sua política, com travas de valores, categorias e até perfis de colaboradores. Com o VOLL Pay, você passa a evitar a extrapolação de orçamentos e reembolsos não autorizados.

Tudo isso reduz custos e reforça o êxito na gestão das despesas, uma vantagem perene para qualquer empresa. 

Você precisa ver o quanto antes o VOLL Pay funcionando na prática e trazendo toda esta revolução na sua rotina de trabalho? Clique aqui e agende grátis uma demonstração com a gente, você vai se surpreender!