12/12/2022
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Seja para uma viagem a trabalho ou não, fato é que os processos de adiantamento e reembolsos de despesas são as etapas mais cansativas, tanto para quem viaja, quanto para quem gerencia os gastos. Além de representarem um enorme e burocrático desafio, os reembolsos e adiantamentos são processos extremamente antigos e engessados, que praticamente funcionam […]
Seja para uma viagem a trabalho ou não, fato é que os processos de adiantamento e reembolsos de despesas são as etapas mais cansativas, tanto para quem viaja, quanto para quem gerencia os gastos.
Além de representarem um enorme e burocrático desafio, os reembolsos e adiantamentos são processos extremamente antigos e engessados, que praticamente funcionam da mesma maneira há muito tempo e com pouca margem para melhorias.
O resultado de tudo isso é insatisfação por toda a parte. Afinal, quem cuida da gestão de reembolsos continua a ter a sensação de estar gastando mais tempo que o necessário e quem solicita, ainda tem o desgaste de aguardar pela aprovação.
Em uma era tão tecnológica, será mesmo que não há uma forma mais prática e inovadora, que seja benéfica para todos os envolvidos? Para o seu alívio — e da empresa toda —, existe sim.
Veja a seguir, como é possível inovar na gestão de despesas e assim, ganhar muito mais agilidade em processos que costumam ser demorados e burocráticos.
Para poder inovar, é necessário entender muito bem como os dois processos funcionam atualmente, de acordo com as políticas internas da empresa.
Apesar de simples, o reembolso funciona como um método de pagamento, principalmente para cobrir a quilometragem de deslocamento de trabalho. Mas é um método majoritariamente manual e depende tanto da disponibilidade do departamento financeiro para conferência, quanto dos profissionais para recolher os comprovantes e as notas fiscais das compras e contratações.
Além disso, o reembolso corporativo é reativo. Isso significa que a empresa acaba por “pagar” sem muitas vezes realizar um processo de validação prévia ao pagamento, em si. Em alguns casos, a empresa pode se recusar a reembolsar o colaborador — mas, para isso, precisará assumir os riscos de desgastar a sua relação com o membro do time e, em casos extremos, ser acionada legalmente.
Os adiantamentos são menos comuns que os reembolsos, mas ainda assim bastante presentes na rotina de quem viaja a trabalho (sobretudo pela primeira vez). Adiantamentos de valores envolvem a aprovação e a antecipação de um valor monetário prévio para os profissionais. Estes podem usar o valor conforme as regras definidas pela empresa, sem precisar disponibilizar dinheiro do próprio bolso.
A desvantagem aqui é a dificuldade de auditar os pagamentos, especialmente na etapa final do processo: a prestação de contas. Isso porque não há controle sobre como os valores são gastos, uma vez que o pagamento é feito antes da compra de serviços ou produtos, em si. Assim, os valores são solicitados inicialmente pelos profissionais e precisam passar por uma fase de estudos e aprovação.
Além disso, o enorme número de riscos envolvidos também é uma desvantagem. O dinheiro pode cair em uma conta negativada, ser sacado pelo profissional, ter sua prestação de contas atrasada e por aí vai.
Para acabar com toda a burocracia e os riscos de uma só vez, a tecnologia pode ser uma aliada e tanto. Além de inovar, você também pode facilitar, automatizar e, possivelmente, eliminar processos burocráticos.
Totalmente digital, o VOLL Pay é uma ferramenta desenvolvida para simplificar a rotina e otimizar o pagamento de qualquer despesa corporativa, seja ela durante uma viagem ou não.
Com ele, todas as despesas são pré-conciliadas, ou seja, a prestação de contas e a autorização do pagamento acontecem no mesmo minuto. O gestor permite que o colaborador pague qualquer despesa, desde que ela esteja dentro da política previamente determinada, pela câmera do celular. É desta forma que ele elimina qualquer necessidade de realizar adiantamentos e reembolsos, o que tem como maior benefício a otimização de processos.
A empresa pode definir qual será o valor máximo a ser gasto pelo colaborador, de acordo com o tipo de despesa. Além disso, também é possível designar quais as regras de uso para cada perfil de colaborador e acompanhar todos os gastos em tempo real.
Desta forma, fica muito mais fácil rastrear, visualizar e garantir que as transações e pagamentos aconteçam dentro do esperado com total controle e segurança.
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