Como saber o custo total de uma viagem corporativa?

Em praticamente todos os segmentos de mercado, empresas de diferentes portes lidam frequentemente com despesas de viagens corporativas. Na grande maioria, inclusive, este é o segundo maior gasto, ficando atrás apenas dos salários da equipe. 

Além disso, quanto maior for a empresa e suas operações, maior é a dificuldade de gerenciar as inúmeras despesas e ter uma visibilidade completa de tudo o que os colaboradores gastam antes, durante e depois de uma viagem corporativa. 

Esta é uma rotina que costuma ser desgastante e cara para as companhias. Para entender o impacto de custo, é necessário envolver diferentes áreas, processos e na grande maioria dos casos, uma burocracia gigantesca.

A boa notícia é que, graças à tecnologia, existe hoje uma solução inovadora que, além de dar visibilidade total e em tempo real de todas as despesas, ainda elimina de uma vez por todas a burocracia. Quer saber como? Continue a leitura a seguir.

Hospedagem, alimentação, mobilidade… quais são as despesas de uma viagem corporativa?

Seja de curta ou longa duração, fato é que uma viagem corporativa envolve inúmeros gastos. Por exemplo, se depender de transporte aéreo, só o deslocamento da viagem tem ao menos cinco gastos diferentes: a ida da casa ao aeroporto, do aeroporto ao hotel, do hotel ao local de trabalho, o retorno até o aeroporto e, em seguida, para casa.

O mesmo vale para as viagens terrestres. Mas não é só o deslocamento que simboliza o custo real de uma viagem a trabalho. O colaborador ainda precisa de um local para se hospedar, se alimentar durante o horário de trabalho, pagar por pedágios, estacionamentos… As possibilidades de despesas em uma viagem nem sempre são previsíveis e são praticamente infinitas.

Nem todos os gastos que acontecem durante uma viagem estão relacionados com o ato de viajar em si. Por exemplo, se o colaborador estiver com o carro da empresa e furar o pneu no trajeto até um cliente ou reunião de negócios, isso irá representar um gasto que não deverá sair do bolso dele e ser reembolsado pela empresa.

No entanto, o problema não está exatamente no gasto em si, mas na ponta do processo. O comprovante de pagamento ainda é em papel, o que gera uma constante dor de cabeça tanto para o colaborador quanto para a empresa na hora de reembolsar esta despesa.

Por que reembolsos e adiantamentos são processos desgastantes?

Verdade seja dita: é impossível fazer uma gestão de um alto volume de despesas de viagens de forma manual. Pelo menos não de forma econômica, eficiente e realmente eficaz. 

O reembolso, por exemplo, ainda é um método majoritariamente manual e depende tanto da disponibilidade do departamento financeiro para conferência, quanto dos profissionais para recolher os comprovantes e as notas fiscais das compras e contratações. Sem contar que o reembolso corporativo é reativo, ou seja, a empresa acaba “pagando” por ele sem muitas vezes realizar um processo de validação prévia ao pagamento, em si. 

Por sua vez, os adiantamentos são menos comuns, mas ainda assim bastante desgastantes, já que dependem da aprovação e da antecipação de um valor monetário prévio para os profissionais. 

Sua maior desvantagem é a de auditar os pagamentos, durante a prestação de contas. Para quem gerencia, a sensação é de estar gastando mais tempo que o necessário. Já para quem solicita, a necessidade de guardar todas as notas fiscais de restaurantes, transporte ou qualquer outro pequeno gasto para, depois, prestar contas, é cansativo.

Além disso, com a existência de vários processos descentralizados e que envolvem vários departamentos da empresa colabora para que, no final de tudo, seja praticamente impossível definir um valor total para as despesas. Para acabar com todos esses problemas, a tecnologia pode ser uma aliada e tanto.

Conhecendo o VOLL Pay e como ele revoluciona a gestão de despesas corporativas

Totalmente digital, o VOLL Pay é uma ferramenta lançada recentemente pela VOLL para simplificar a rotina e otimizar o pagamento de qualquer despesa corporativa, seja ela durante uma viagem ou não.

Com ele, todas as despesas são pré-conciliadas, ou seja, a prestação de contas e a autorização do pagamento acontecem no mesmo minuto. O gestor permite que o colaborador pague qualquer despesa, desde que ela esteja dentro da política previamente determinada, pela câmera do celular. É desta forma que ele elimina qualquer necessidade de realizar adiantamentos e reembolsos, o que tem como maior benefício a otimização de processos. 

A empresa pode definir qual será o valor máximo a ser gasto pelo colaborador, de acordo com o tipo de despesa. Além disso, também é possível designar quais as regras de uso para cada perfil de colaborador e acompanhar todos os gastos em tempo real. 

Desta forma, fica muito mais fácil rastrear, visualizar e garantir que as transações e pagamentos aconteçam dentro do esperado com total controle e segurança.

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