Conciliação de cartão corporativo: conheça o sistema que elimina essa necessidade

Sua paciência já deve ter quase se esgotado inúmeras vezes neste ano ao pensar que: depois de todo o processo trabalhoso que é fazer a prestação de conta com todos os colaboradores que utilizam cartão corporativo, a fatura devolvida pela operadora dos cartões chegou repleta de divergências. 

Você realiza uma gestão atenciosa e detalhista, os colaboradores da empresa conhecem muito bem a política de despesas corporativas, mas mesmo assim, esta continua sendo a realidade dolorosa todo final de mês. 

“Como pode o cartão corporativo ser a melhor solução que temos no mercado, com tantos transtornos agregados?”— Você pensa. 

Não há problema em pensar assim, em sentir frustração com o pouco que está ao seu alcance. Mas, se você continuar a ler este texto, verá que, a partir dos conhecimentos adquiridos aqui, sua rotina na gestão de despesas corporativas mudará completamente para melhor, sem que você precise fazer um esforço sobre-humano para isso. 

O que pode dar errado com o processo de conciliação de despesas do cartão corporativo? 

Provavelmente você já está bem experiente neste assunto, mas é sempre interessante reforçá-lo para que você possa entender como a solução digital que apresentaremos a seguir irá te ajudar, contornando cada impasse proporcionado pelo pesadelo da conciliação de despesas corporativas. 

Durante a conciliação do cartão corporativo, vários empecilhos podem acontecer: 

• Ética: dificuldade de controle e a possibilidade e o desvio de ética do colaborador ao usar os cartões secretamente para gastos pessoais;
• Lentidão na prestação de contas: conferir cada fatura individualmente não é nada prático. Quanto mais cartões a empresa tiver de gerenciar, mais difícil ainda será este processo;
• Prejuízo para a empresa: o departamento responsável pela conciliação acaba, por vezes, por “pagar no escuro” as faturas, para evitar juros. Ou seja, mesmo não tendo a clareza de quais gastos devem ou não ser cobertos pela empresa, prioriza-se a data de vencimento da fatura e com isso, pode ser despendido um valor acima do devido;
• Alto nível de estresse e queda de produtividade: tanto dos colaboradores quanto dos seus gestores, causado pela manutenção de um processo manual, burocrático e obsoleto. Processo este que depende da apresentação e organização de comprovantes de pagamento e conferência manual de faturas;   
• Prejuízo para o clima organizacional: gestores e colaboradores entrando, constantemente, em conflitos de posicionamento devido às discrepâncias na conferência das faturas, já que esta discussão envolve quem vai tirar o valor de uma compra ou utilização de um serviço, por vezes, oneroso, do próprio bolso. As negativas, restituições de valor e penas aplicadas tendem a causar desentendimentos, frustrações e acusações. 

Ok, agora que você já relembrou todos estes pontos de uma forma mais detalhada, iremos apresentar a seguir o VOLL Pay e o porquê dele ser a solução digital que você há tanto tempo anseia por conhecer e aplicar ao seu trabalho. 

Chegou a sua hora: com o VOLL Pay, você finalmente pode dar adeus à conciliação de cartão de crédito   

A adoção de uma política de viagens corporativas não faz necessariamente com que ela seja seguida à risca. Assim, a tecnologia ganha espaço para ajudar a multiplicar a capacidade gerencial, ganhar eficiência e produtividade, sendo acessível para os profissionais que precisam viajar a trabalho ou pagar qualquer outro gasto corporativo.

O VOLL Pay é uma solução que acaba de ser lançada pela VOLL. Prático para quem paga e eficiente para quem gerencia, com ele, é possível realizar o pagamento de qualquer despesa de forma pré-conciliada, ou seja, identificar o tipo, centro de custo e motivo antes do pagamento. 

E por falar em pagamento, com o VOLL Pay, basta utilizar o PIX através do QR Code ou chave aleatória. Ou seja, utilizando a câmera do celular, em segundos, o colaborador consegue pagar despesas que vão além de passagens de ônibus, táxi ou avião. Qualquer necessidade durante a viagem pode ser paga sem problemas, desde que dentro da política da empresa. 

Ao pagar, a prestação de contas e a autorização do pagamento acontecem no mesmo minuto. Se não houver orçamento disponível para determinada despesa, projeto ou colaborador, o pagamento simplesmente não é feito.

A empresa pode definir qual será o valor máximo a ser gasto pelo colaborador, de acordo com o tipo de despesa. Além disso, também é possível designar quais as regras de uso para cada perfil de colaborador e acompanhar todos os gastos em tempo real. 

Desta forma, fica muito mais fácil rastrear e garantir que as transações e pagamentos aconteceram dentro do esperado com total controle e segurança.

Onde está a conciliação de cartão nisso tudo? Em lugar nenhum, ela perdeu totalmente o sentido. Bom para sua gestão, equipe e empresa, afinal, estse é o sinal de que tudo será mais moderno e eficiente daqui para frente.  

Vamos começar agora? Acesse este link e agende uma demonstração gratuita do VOLL Pay para conferir ele funcionando na prática. Compartilhe também este artigo com quem você considera essencial para te ajudar a aplicar o quanto antes todas estas mudanças e benefícios na rotina de gestão.