Conheça a solução que elimina a necessidade de conciliação de cartão de crédito corporativo

Por que eliminar a conciliação de cartão de crédito? Simples: porque ela faz parte de um processo manual, obsoleto e exaustivo, e ainda mais: não é mais — nem de longe — a melhor forma de lidar com gestão de despesas corporativas. 

Dito isso, continue lendo este artigo para saber como se livrar, da melhor forma, da conciliação, otimizar processos, aumentar a produtividade da sua equipe e obter maior êxito na sua gestão ou compromissos corporativos. 

O que pode dar errado com o processo de conciliação de cartão de crédito? 

A conciliação de cartão de crédito corporativo envolve vários processos distintos e equipes de diferentes setores. Processos estes que poderiam, na verdade, serem simplificados e integrados em uma única plataforma digital. Você consegue imaginar essa praticidade bastante oportuna na sua rotina de gestor ou colaborador? 

Temos certeza que você não somente consegue, como o já fez várias vezes, desejando que se tornasse realidade.  

Não é à toa pensar assim, afinal, a conciliação do cartão envolve a burocrática justificativa do colaborador responsável pelo seu próprio cartão, para cada pagamento realizado, apresentando o motivo pelo qual a compra foi feita em cada data listada na fatura. Se os gastos informados não forem válidos de acordo com a política de despesas da empresa, eles podem ser considerados irregularidades.

Portanto, vários empecilhos podem acontecer durante estes processos: 

• Ética: dificuldade de controle e a possibilidade e o desvio de ética do colaborador ao usar os cartões secretamente para gastos pessoais;
• Lentidão na prestação de contas: conferir cada fatura individualmente não é nada prático. Quanto mais cartões a empresa tiver de gerenciar, mais difícil ainda será este processo;
• Prejuízo para a empresa: o departamento responsável pela conciliação acaba, por vezes, por “pagar no escuro” as faturas, para evitar juros. Ou seja, mesmo não tendo a clareza de quais gastos devem ou não ser cobertos pela empresa, prioriza-se a data de vencimento da fatura e com isso, pode ser despendido um valor acima do devido;
• Alto nível de estresse e queda de produtividade: tanto dos colaboradores quanto dos seus gestores, causado pela manutenção de um processo manual, burocrático e obsoleto. Processo este que depende da apresentação e organização de comprovantes de pagamento e conferência manual de faturas;   
• Prejuízo para o clima organizacional: gestores e colaboradores entrando, constantemente, em conflitos de posicionamento devido às discrepâncias na conferência das faturas, já que esta discussão envolve quem vai tirar o valor de uma compra ou utilização de um serviço, por vezes, oneroso, do próprio bolso. As negativas, restituições de valor e penas aplicadas tendem a causar desentendimentos, frustrações e acusações. 

VOLL Pay: a solução para eliminar a conciliação de cartão de crédito e todos os riscos que ela apresenta 

O VOLL Pay é uma solução que acaba de ser lançada pela VOLL para simplificar a rotina e otimizar o pagamento de qualquer despesa corporativa, seja ela durante uma viagem ou não.

Prático para quem paga e eficiente para quem gerencia, com ele, é possível realizar o pagamento de qualquer despesa de forma pré-conciliada, ou seja, identificar o tipo, centro de custo e motivo antes do pagamento. 

Por falar em pagamento, com o VOLL Pay, basta utilizar o PIX através do QR Code ou chave aleatória. Ou seja, utilizando a câmera do celular, em segundos, o colaborador consegue pagar despesas que vão além de passagens de ônibus, táxi ou avião. Qualquer necessidade durante a viagem, ou em outros compromissos corporativos, pode ser paga sem problemas, desde que dentro da política da empresa. 

Ao pagar, a prestação de contas e a autorização do pagamento acontecem no mesmo minuto. Se não houver orçamento disponível para determinada despesa, projeto ou colaborador, o pagamento simplesmente não é feito.

A empresa pode definir qual será o valor máximo a ser gasto pelo colaborador, de acordo com o tipo de despesa. Além disso, também é possível designar quais as regras de uso para cada perfil de colaborador e acompanhar todos os gastos em tempo real. 

Desta forma, fica muito mais fácil rastrear e garantir que as transações e pagamentos aconteceram dentro do esperado com total controle e segurança.

Principais benefícios do VOLL Pay

Dados de uma pesquisa global feita pela Experian revelam que 9 em cada 10 brasileiros confiam na segurança dos pagamentos digitais.

A possibilidade do pagamento digital de qualquer despesa corporativa com o PIX, através do VOLL Pay, traz muitos benefícios. Confira abaixo alguns dos melhores: 

• Otimização de processos: não é preciso solicitar ou conceder adiantamentos e reembolsos, uma vez que o app da VOLL já realiza, de forma muito rápida, a pré-conciliação das despesas. 
• Pré-conciliação: antes de se fazer qualquer pagamento com o VOLL Pay, o colaborador precisa apontar o motivo, tipo e valor da despesa. Caso a empresa exija, ainda será obrigatória a inserção de observações adicionais — tudo feito anteriormente ao pagamento em si.
• Agilidade e autonomia: com o VOLL Pay, seus colaboradores podem pagar estacionamento, gasolina, pedágio, refeições e qualquer outro tipo de despesa pré-aprovada com a facilidade e rapidez de um pagamento digital.
• Personalização: os gestores podem proporcionar e limitar um valor a ser gasto, também sendo possível designar regras de uso para perfis de colaboradores ou até períodos específicos.
• Orçamento: os pagamentos são feitos apenas depois da identificação da despesa – valor e tipo – sem que seja necessário prestar contas após o pagamento ser realizado e autorizar a despesa — considerando que a autorização é feita previamente à transação em si.
• Sustentabilidade: cartões de crédito físicos, além de não serem mais a solução mais prática do mercado, prejudicam o meio ambiente. Eliminar este recurso da empresa ajuda a melhorar as condições no planeta em que vivemos e traz mais valor para a marca.  
• Liberdade para definir sua política: você agora pode definir, via plataforma, um valor máximo a ser gasto pelo colaborador, de acordo com o tipo de despesa. É o controle total dos custos indiretos da sua operação.

Gostou deste conteúdo e deseja descobrir como o VOLL Pay pode te ajudar ainda mais com a otimização dos processos de despesas corporativas? Agende uma demonstração gratuita aqui!