Como o VOLL Pay permite que sua empresa economize com despesas de viagem

Os custos envolvidos na gestão de despesas corporativas, como adiantamentos, conciliação e reembolsos são uma constante dor de cabeça para as empresas. 

São processos morosos, burocráticos e complexos, que abrem brecha para gastos desnecessários e até mesmo tentativas de fraude. 

Solucionar essa dor foi o grande objetivo da VOLL quando criamos o VOLL Pay: uma ferramenta inovadora para o pagamento de despesas corporativas, diferente de tudo que o mercado já viu.
Mas, afinal, como o VOLL Pay ajuda sua empresa a economizar na prática?

Como o VOLL Pay reduz custos para as grandes empresas

A redução de custos proporcionada pela nova solução de pagamentos da VOLL é uma de suas principais vantagens.

É provável que, na sua empresa, uma equipe de pelo menos duas pessoas estejam envolvidas no fluxo de adiantamento, reembolso e prestação de contas de despesas corporativas pagas pelos seus colaboradores (sobretudo durante suas viagens a trabalho).

A eliminação dos processos de reembolso e adiantamento geram maior produtividade na gestão corporativa. Processos otimizados poupam tempo e dinheiro.

Com a redução das atividades não relacionadas à geração de valor e crescimento da empresa, esses profissionais podem dedicar seu tempo a outras formas de alavancar ou de entregar mais qualidade para o negócio.

A total transparência nas transações realizadas pelos colaboradores e a maior organização com a ferramenta de pré-conciliação do VOLL Pay elimina desperdícios, enganos e fraudes. 

Se, para cada despesa, é preciso haver um limite ou orçamento pré-definido, a extrapolação de gastos é impossível. As despesas só existem depois de pré-aprovadas, através dos limites definidos pela sua política, com travas de valores, categorias e até perfis de colaboradores. 

Com o VOLL Pay, você passa a evitar a extrapolação de orçamentos e reembolsos não autorizados.

E como o VOLL Pay funciona?

Todos os pagamentos são realizados apenas após a identificação da despesa, ou seja, de forma pré-conciliada. É necessário apontar o motivo, tipo ou valor, e demais observações, antes que a transação seja autorizada.

Com isso, ao pagar, a prestação de contas e a autorização do pagamento acontecem no mesmo minuto. Você passa a ter mais visibilidade, controle e segurança durante todo o processo. 

Desta forma, viajantes e gestores terão menos atividades burocráticas e mais eficiência, para se dedicarem ao seu desenvolvimento e ao crescimento dos seus negócios.

Entenda como o VOLL Pay garante mais transparência:

1. Pré-validação automática do orçamento disponível: se não há budget aprovado, a transação não é realizada. Sem estouros de orçamentos ou despesas imprevistas.
2. Pré-conciliação de toda despesa: identificação do tipo, centro de custo e motivo antes do pagamento ser feito. Você eliminará toda a rotina de checagem e prestação de contas.
3. Rastreabilidade total do gasto: por geolocalização e horário exato da transação, para você acompanhar em dashboards online, atualizados em tempo real.

Na prática, esse recurso traz mais autonomia para os colaboradores e transparência total quanto aos seus gastos. Você passa a ter uma rotina de gestão muito mais leve e produtiva. 

Diferentemente do processo ultrapassado de ter que cobrar recibos e validar relatórios de prestações de contas, com o VOLL Pay você deixará de ouvir reclamações sobre reembolsos não realizados. 

Os colaboradores também se sentem mais confortáveis com essa autonomia, especialmente por não terem que prestar contas em um processo frustrante para quem acabou de retornar de uma viagem cansativa. 

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