Por que o cartão de crédito corporativo não é a melhor solução para gestão de despesas?

O cartão de crédito corporativo pode aparentar ter somente vantagens — até chegar a hora de prestação de contas dos gastos realizados com ele. 

Acontece que essa rotina faz parte da sua sistemática. E acontece todo mês. Sem falta. Isso significa que seus colaboradores (e altos executivos) precisam parar de focar naquilo que foram contratados para fazer, para se dedicar às exaustivas horas para enviar seu relatório de despesas, reembolsos e afins.

Mesmo que você tenha uma plataforma tecnológica para fazer isso, parte desse trabalho sempre será humano e, convenhamos, uma grande perda de tempo, foco, eficiência e produtividade.

É principalmente neste momento de prestação de contas, que o uso do cartão corporativo se torna um verdadeiro problema. A lentidão e, por vezes, ineficiência na conciliação de despesas, causa prejuízos à empresa e estresse para seus colaboradores. 

Continue a ler este artigo e descubra a melhor solução para a gestão de despesas.

O que é e como funciona um cartão de crédito corporativo

Para profissionais dirigentes (sócios, diretores, gestores, por exemplo) e para aqueles com alto volume de viagens a trabalho, as empresas costumam disponibilizar um cartão de crédito corporativo. É com ele que o colaborador irá pagar seus gastos em viagens e compromissos profissionais externos.

Para tudo que é pago com o cartão, existe uma checagem do que realmente é custo a ser arcado pela empresa. Para isso, é feito um comparativo entre comprovantes de pagamento ou notas fiscais fornecidas pelo colaborador com o extrato do cartão analisado pelo gestor. É o que chamamos de conciliação de despesas. É gerada, então, uma fatura que a empresa deverá pagar. 

Contudo, esse processo é feito somente no fechamento da fatura — ou seja, quando a despesa já foi registrada e o gasto já foi formalizado. Nos casos em que as equipes de auditoria, depois de conferir recibo a recibo dos cartões de todos os executivos da empresa, detectam alguma inconsistência, normalmente é feito um pedido de validação por parte do colaborador titular do cartão.

Caso seja identificada uma despesa não autorizada para pagamento, a empresa deve seguir um outro processo de justificativa do custo não previsto ou, em casos extremos, o ressarcimento da empresa pelo colaborador.

Você deve ter percebido que o processo, que deveria ser simples, acaba por se tornar uma grande bola de neve, frequentemente.

O que pode dar errado com o processo de conciliação de despesas do cartão corporativo? 

A conciliação de despesas corporativas envolve a justificativa do colaborador responsável pelo cartão, para cada pagamento realizado, apresentando o motivo pelo qual a compra foi feita em cada data listada na fatura. Se os gastos informados não forem válidos de acordo com a política de despesas da empresa, eles podem ser considerados irregularidades.

Durante este processo, vários empecilhos podem acontecer: 

• Ética: dificuldade de controle e a possibilidade e o desvio de ética do colaborador ao usar os cartões secretamente para gastos pessoais;
• Lentidão na prestação de contas: conferir cada fatura individualmente não é nada prático. Quanto mais cartões a empresa tiver de gerenciar, mais difícil ainda será este processo;
• Prejuízo para a empresa: o departamento responsável pela conciliação acaba, por vezes, por “pagar no escuro” as faturas, para evitar juros. Ou seja, mesmo não tendo a clareza de quais gastos devem ou não ser cobertos pela empresa, prioriza-se a data de vencimento da fatura e com isso, pode ser despendido um valor acima do devido;
• Alto nível de estresse e queda de produtividade: tanto dos colaboradores quanto dos seus gestores, causado pela manutenção de um processo manual, burocrático e obsoleto. Processo este que depende da apresentação e organização de comprovantes de pagamento e conferência manual de faturas;   
• Prejuízo para o clima organizacional: gestores e colaboradores entrando, constantemente, em conflitos de posicionamento devido às discrepâncias na conferência das faturas, já que esta discussão envolve quem vai tirar o valor de uma compra ou utilização de um serviço, por vezes, oneroso, do próprio bolso. As negativas, restituições de valor e penas aplicadas tendem a causar desentendimentos, frustrações e acusações. 

Saiba quais riscos relacionados ao uso do cartão de crédito corporativo você deve evitar

Além da gestão das faturas ser, quase sempre, um processo complicado, burocrático e passível de fraudes, o cartão de crédito corporativo acrescenta obstáculos para o êxito da gestão de despesas. 

Uma delas sendo o gerenciamento destes cartões, principalmente quando em grandes quantidades. Isso dificulta a organização em situações como a troca de colaboradores e as emissões de segundas vias em casos de perda, roubo ou extravio. 

Além disso, viajantes a trabalho podem ficar de mãos totalmente atadas caso o cartão não esteja disponível para uso, tendo que pagar despesas já esperadas, ou não, com seu  próprio dinheiro. Ou ainda passar por situações de constrangimento e insegurança com a incapacidade de pagar despesas urgentes. O que pode acarretar, inclusive, na perda de horários, reuniões e fechamento de negócios! 

Outra, é que a facilidade do seu uso, sem nenhuma restrição de valores por categoria ou perfil do colaborador, além do seu limite, podendo levar a gastos pessoais que o profissional pode julgar serem fáceis de restituir depois, quando, na verdade, está quebrando uma regra e pode ser penalizado por isso.

Existem descontos no mercado que são oferecidos somente para quem paga à vista, e com um cartão de crédito em mãos, eles se tornam impossíveis. Perde-se então uma boa chance de economizar. 

A falta de relatórios com visibilidade e detalhamento do que é gasto, além dos indicadores dos maiores centros de custo e como economizar em cada um deles é uma carência de alto custo. Sem isso, não há como planejar bem estratégias de redução de gastos, nem uma maior eficiência de processos.

Qual a melhor maneira, então, de resolver todos os problemas citados com o cartão de crédito corporativo?

A adoção de uma política de viagens corporativas não faz necessariamente com que ela seja seguida à risca. Assim, a tecnologia ganha espaço para ajudar a multiplicar a capacidade gerencial, ganhar eficiência e produtividade, sendo acessível para os profissionais que precisam viajar a trabalho ou pagar qualquer outro gasto corporativo.

O VOLL Pay, por exemplo, é uma solução que acaba de ser lançada pela VOLL para simplificar a rotina e otimizar o pagamento de qualquer despesa corporativa, seja ela durante uma viagem ou não.

Prático para quem paga e eficiente para quem gerencia, com ele, é possível realizar o pagamento de qualquer despesa de forma pré-conciliada, ou seja, identificar o tipo, centro de custo e motivo antes do pagamento. 

Por falar em pagamento, com o VOLL Pay, basta utilizar o PIX através do QR Code ou chave aleatória. Ou seja, utilizando a câmera do celular, em segundos, o colaborador consegue pagar despesas que vão além de passagens de ônibus, táxi ou avião. Qualquer necessidade durante a viagem pode ser paga sem problemas, desde que dentro da política da empresa. 

Ao pagar, a prestação de contas e a autorização do pagamento acontecem no mesmo minuto. Se não houver orçamento disponível para determinada despesa, projeto ou colaborador, o pagamento simplesmente não é feito.

A empresa pode definir qual será o valor máximo a ser gasto pelo colaborador, de acordo com o tipo de despesa. Além disso, também é possível designar quais as regras de uso para cada perfil de colaborador e acompanhar todos os gastos em tempo real. 

Desta forma, fica muito mais fácil rastrear e garantir que as transações e pagamentos aconteceram dentro do esperado com total controle e segurança.

Benefícios do VOLL Pay

Dados de uma pesquisa global feita pela Experian revelam que 9 em cada 10 brasileiros confiam na segurança dos pagamentos digitais.

A possibilidade do pagamento digital de qualquer despesa corporativa com o PIX, através do VOLL Pay, traz muitos benefícios. Confira abaixo alguns dos melhores: 

• Otimização de processos: não é preciso solicitar ou conceder adiantamentos e reembolsos, uma vez que o app da VOLL já realiza, de forma muito rápida, a pré-conciliação das despesas. 
• Pré-conciliação: antes de se fazer qualquer pagamento com o VOLL Pay, o colaborador precisa apontar o motivo, tipo e valor da despesa. Caso a empresa exija, ainda será obrigatória a inserção de observações adicionais — tudo feito anteriormente ao pagamento em si.
• Agilidade e autonomia: com o VOLL Pay, seus colaboradores podem pagar estacionamento, gasolina, pedágio, refeições e qualquer outro tipo de despesa pré-aprovada com a facilidade e rapidez de um pagamento digital.
• Personalização: os gestores podem proporcionar e limitar um valor a ser gasto, também sendo possível designar regras de uso para perfis de colaboradores ou até períodos específicos.
• Orçamento: os pagamentos são feitos apenas depois da identificação da despesa – valor e tipo – sem que seja necessário prestar contas após o pagamento ser realizado e autorizar a despesa — considerando que a autorização é feita previamente à transação em si.
• Sustentabilidade: cartões de crédito físicos, além de não serem mais a solução mais prática do mercado, prejudicam o meio ambiente. Eliminar este recurso da empresa ajuda a melhorar as condições no planeta em que vivemos e traz mais valor para a marca.  
• Liberdade para definir sua política: você agora pode definir, via plataforma, um valor máximo a ser gasto pelo colaborador, de acordo com o tipo de despesa. É o controle total dos custos indiretos da sua operação.

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Não pare por aqui! Veja abaixo a surpresa que preparamos para você! 

VOLL Talks: O futuro da gestão de despesas corporativas

Vamos nos aprofundar, com um evento online e gratuito, comandado pelo nosso embaixador, Fernão Loureiro, para tratar do tema “Como a tecnologia pode ser a principal aliada na gestão de despesas corporativas”?

Fernão estará acompanhado da product manager da VOLL, Silvana Pareto, e com a service management lead da Afya Educacional, Polliana Lima, para discutir as melhores maneiras de eliminar o tempo gasto com a prestação de contas.

A transmissão, ao vivo e gratuita, será às 18h, via zoom!

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