Política de viagens corporativas: como incluir regras de reembolso de despesas de viagem

As viagens corporativas ocupam grande parte dos gastos de uma empresa. Para organizar essas despesas e evitar prejuízos econômicos, é fundamental que exista uma boa política de viagens corporativas.   

Criada para padronizar as viagens a trabalho dos colaboradores, a política é um documento que orienta os limites de gastos, define as permissões para cada perfil de cargo, além de delimitar os prazos para a prestação de contas, por exemplo. 

Ela também é útil para otimizar o processo de gestão das viagens, mas para isso, precisa contar com regras muito bem definidas para reembolsos de despesas de viagem, com o objetivo de não abrir margem para erros e desperdício de verbas. 

Como o reembolso funciona?

O reembolso corporativo, apesar de simples, funciona como um método de pagamento, principalmente para cobrir a quilometragem de deslocamento de trabalho, mas também pode ser utilizado para cobrir despesas com alimentação, combustível, estacionamento ou pedágios. 

No entanto, o reembolso é um método majoritariamente manual e depende tanto da disponibilidade do departamento financeiro para conferência de todos os recibos e notas fiscais, quanto dos profissionais para recolher os comprovantes das compras e contratações.

Além disso, o reembolso corporativo é reativo. Isso significa que a empresa acaba por “pagar” sem muitas vezes realizar um processo de validação prévia ao pagamento, em si. Em alguns casos, a empresa pode se recusar a reembolsar o colaborador — mas, para isso, precisará assumir os riscos de desgastar a sua relação com o membro do time e, em casos extremos, ser acionada legalmente.

Como incluir o reembolso na política de viagens?

Em primeiro lugar, por ser um documento oficial, é fundamental que a política esteja adequada às necessidades e características específicas da sua própria empresa.

Quais são os tipos de reembolsos mais comuns ou frequentes? Qual área solicita o maior número de reembolsos? Caso ainda não exista um histórico significativo, você pode — e deve — consultar a equipe e ouvir todos os envolvidos. 

Para incluir regras específicas para reembolsos de despesas de viagens, é primordial que o texto contenha as orientações e informações de forma clara e acessível. A ideia é evitar conflitos na hora de reembolsar o colaborador.

No entanto, eles ainda podem — e provavelmente irão — acontecer. Seja por existir uma enorme quantidade a processar, por falha na comunicação, dúvidas ou por problemas de interpretação da política. Isso pode representar uma baita dor de cabeça, tanto para quem solicitou o reembolso, quanto para quem gerencia a aplicação da política.

Como eliminar a dor de cabeça com reembolsos?

Não é novidade que a tecnologia tem sido a principal ferramenta utilizada por empresas de diferentes portes para facilitar, automatizar e, possivelmente, eliminar processos burocráticos. Sendo assim, a melhor forma de acabar com a dor de cabeça gerada pelos reembolsos é utilizando ferramentas digitais.

Uma dessas ferramentas é o VOLL Pay, uma solução que acaba de ser lançada pela VOLL para simplificar e otimizar o pagamento de todos os tipos de despesas corporativas. 

Com ele, é possível permitir ao seu colaborador pagar qualquer despesa, desde que ela esteja dentro da política previamente determinada, pela câmera do celular. Basta utilizar o PIX através do QR Code ou chave aleatória diretamente no app VOLL, sem a necessidade de guardar recibos ou pedir reembolsos. 

Do planejamento ao pagamento, a empresa pode definir qual será o valor máximo a ser gasto pelo colaborador, de acordo com o tipo de despesa (alimentação, estacionamento, pedágio etc). Além disso, também é possível designar quais as regras de uso para cada perfil de colaborador e acompanhar todos os gastos em tempo real. 

Desta forma, fica muito mais fácil rastrear e garantir que as transações e pagamentos aconteceram dentro do esperado e eliminar a necessidade do adiantamento de valores em dinheiro, com total controle e segurança.

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