Adiantamento e reembolso corporativo: acabe com essa dor de cabeça de forma definitiva

As etapas de pedidos de adiantamento e reembolsos são, com certeza, as mais cansativas na gestão de despesas corporativas. 

Para quem gerencia, a sensação é de estar gastando mais tempo que o necessário. Já para quem solicita, além da demora na aprovação, há sempre a necessidade de guardar todas as notas fiscais de restaurantes, transporte ou qualquer outro pequeno gasto para depois, realizar a prestação de contas.

Será que existe uma maneira melhor de simplificar os gastos e facilitar a gestão de adiantamentos e reembolsos corporativos, acabando de vez com essa verdadeira “dor de cabeça”? É o que vamos entender a seguir.

Afinal, como os processos de adiantamento e reembolso  funcionam?

Para poder simplificá-los, é necessário entender muito bem como tanto o adiantamento quanto o reembolso funcionam. Mesmo que as políticas internas variem de acordo com cada empresa, de maneira geral, os dois processos são muito bem definidos.

Reembolso de despesas

O reembolso, apesar de simples, funciona como um método de pagamento, principalmente para cobrir a quilometragem de deslocamento de trabalho. Mas é um método majoritariamente manual e depende tanto da disponibilidade do departamento financeiro para conferência, quanto dos profissionais para recolher os comprovantes e as notas fiscais das compras e contratações.

Além disso, o reembolso corporativo é reativo. Isso significa que a empresa acaba por “pagar” sem muitas vezes realizar um processo de validação prévia ao pagamento, em si. Em alguns casos, a empresa pode se recusar a reembolsar o colaborador — mas, para isso, precisará assumir os riscos de desgastar a sua relação com o membro do time e, em casos extremos, ser acionada legalmente.

Adiantamento de viagem

Os adiantamentos são menos comuns que os reembolsos, mas ainda assim bastante presentes na rotina de quem viaja a trabalho (sobretudo pela primeira vez). Adiantamentos de valores envolvem a aprovação e a antecipação de um valor monetário prévio para os profissionais. Estes podem usar o valor de acordo com as regras definidas pela empresa, sem precisar disponibilizar dinheiro do próprio bolso.

A desvantagem aqui é a dificuldade de auditar os pagamentos, especialmente na etapa final do processo: o encontro de contas. Isso porque não há controle sobre como os valores são gastos, uma vez que o pagamento é feito antes da compra de serviços ou produtos, em si. Assim, os valores são solicitados inicialmente pelos profissionais e precisam passar por uma fase de estudos e aprovação.

Além disso, o enorme número de riscos envolvidos também é uma desvantagem. O dinheiro pode cair em uma conta negativada, ser sacado pelo profissional, ter sua prestação de contas atrasada e por aí vai. 

Como eliminar a dor de cabeça com adiantamentos e reembolsos corporativos?

Não é novidade que a tecnologia tem sido a principal ferramenta utilizada por empresas de diferentes portes para facilitar, automatizar e, possivelmente, eliminar processos burocráticos. Sendo assim, a melhor forma de acabar com a dor de cabeça gerada por adiantamentos e reembolsos é utilizando ferramentas digitais.

Uma dessas ferramentas é o VOLL Pay, uma solução que acaba de ser lançada pela VOLL para simplificar e otimizar o pagamento de todos os tipos de despesas corporativas. 

Com ele, é possível permitir ao seu colaborador pagar qualquer despesa, desde que ela esteja dentro da política previamente determinada, pela câmera do celular. Basta utilizar o PIX através do QR Code ou chave aleatória diretamente no app VOLL, sem a necessidade de guardar recibos ou pedir reembolsos. 

Do planejamento ao pagamento, a empresa pode definir qual será o valor máximo a ser gasto pelo colaborador, de acordo com o tipo de despesa (alimentação, estacionamento, pedágio etc). Além disso, também é possível designar quais as regras de uso para cada perfil de colaborador e acompanhar todos os gastos em tempo real. 

Desta forma, fica muito mais fácil rastrear e garantir que as transações e pagamentos aconteceram dentro do esperado e eliminar a necessidade do adiantamento de valores em dinheiro com total controle e segurança.

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