Relatório de viagem: por que essa atividade prejudica diretamente a eficiência do colaborador

O relatório de viagem é tão comum no mundo corporativo que até ganhou uma sigla: RDV. Porém, é um documento que pode gerar frustrações e desentendimentos entre gestores de viagens e viajantes a trabalho.

Este mal-estar em relação ao documento tem um motivo: o RDV é um processo, geralmente, manual, que depende de uma extensa papelada — envolvendo numerosos dados de viagens, comprovantes, recibos e notas fiscais do viajante. 

Pensando nisso, preparamos um texto completo com tudo que você precisa saber para entender o porquê de evitar o RDV. Leia e compartilhe em seu LinkedIn para ajudar mais colegas da área! É sempre bom ser portador de conhecimento.

Para entender seus riscos, é preciso saber qual a função do RDV 

Para entender a função do relatório de viagens é preciso lembrar de dois pontos:

1. As despesas básicas (transporte, hospedagem, alimentação) de um funcionário durante uma viagem corporativa são de responsabilidade da empresa — isso é regulamentado e assegurado por lei.
2. A gestão de viagens corporativas é de grande impacto para os orçamentos e lucros da empresa, merecendo atenção e cuidado. 

Tendo isso em mente, fica claro que é preciso adotar estratégias para controlar e monitorar todos os gastos dos colaboradores em viagens corporativas para assim, garantir que os recursos da empresa sejam usados de forma estratégica, inteligente e justa.

O RDV é, na prática, um relatório elaborado pelo colaborador compilando os gastos com deslocamento e viagens a trabalho para apresentar ao gestor, que deverá aprová-lo para dar continuidade ao processo de reembolso. 

Apesar de parecer que o primeiro passo é do colaborador, que deve armazenar e apresentar as despesas no RDV, quem inicia o processo é a empresa. Como? Padronizando o relatório e se responsabilizando por criar uma política de viagens corporativas otimizada e prática. 

O que o RDV deve conter?

Cabe à sua empresa padronizar o Relatório de Despesas de Viagem de forma personalizada, mas 4 itens são considerados indispensáveis para a otimização do documento:

1. Nome do funcionário e cargo: para facilitar a identificação do centro de custo responsável;
2. Nome do gestor responsável e campo para assinatura: para formalizar e facilitar a aprovação do gestor direto;
3. Dados da viagem, como data de ida, volta e destino: para otimizar as análises, importantes para a gestão de viagem corporativa;
4. Recibos e notas de todas as despesas, com breve descritivo: para comprovar e documentar os gastos que serão reembolsados.

Com todas as informações e tempo que ele exige, já deu para perceber que não é, sistematicamente, a melhor escolha a ser feita, não é mesmo?

É possível perceber que, embora pareça bastante útil, é um documento gerado envolvendo muita exaustão. Como se já não bastasse isso, ainda há o risco da imprecisão das suas informações, o que pode prejudicar pagamentos de reembolsos, conhecimento de custos totais e estratégias de redução de custos. 

Aliás, o reembolso é uma consequência do RDV que, hoje em dia, nem sequer precisa existir. Afinal, já existe uma plataforma digital que realiza a pré-conciliação automática de todas as despesas corporativas do colaborador, sem precisar ocupar tantos gestores e profissionais da área financeira com tudo isso. 

Esta informação despertou sua curiosidade? Fique atento às informações a seguir para saber todos os detalhes desta revolução na gestão de despesas corporativas.

Motivos inegáveis para extinguir o Relatório de viagens – RDV da sua rotina e gerar mais eficiência para a gestão de despesas corporativas

Confira os riscos que o RDV pode trazer para o êxito da gestão de despesas corporativas.

1. Alto nível de estresse, queda de produtividade dos colaboradores e prejuízo para o clima organizacional da empresa

Agora, imagine que em cada um destes retornos, um executivo de alto cargo, com a agenda abarrotada de compromissos, tenha que parar tudo que está fazendo, para preencher informações repetitivas e das quais, por vezes, não se lembra da origem de suas divergências. 

Para os níveis abaixo da gerência, não é diferente. Todo o processo que envolve o reembolso de despesas é uma preocupação a mais que os profissionais não desejam ter, não somente pela exaustão do processo, mas por possibilidade de constrangimentos quanto à divergência de informações e negativas.

É um prejuízo de tempo, empecilho para o fechamento de negócios que precisam de atenção imediata e para o clima organizacional. Ninguém realiza este tipo de tarefa sem sentir decepção com quem a solicita repetidamente e de forma tão exaustiva. 

Da mesma forma que quem a solicita pode se irritar por ter que fazer isso com tanta frequência, por uma suposta falta de atenção do colaborador.   

2. Fraudes podem passar despercebidas, ou serem ignoradas

Além do RDV ser, quase sempre, um processo complicado, burocrático e passível de não ter a exatidão que se precisa, pode facilitar fraudes por parte de colaboradores. 

Aqueles que ainda necessitam de adiantamentos e/ou um cartão de crédito corporativo, obtém com isso facilidade de utilizar os valores e limites concedidos para compras pessoais. 

Alguns até acreditam que “pegar emprestado” parte deste dinheiro e devolvê-lo depois é fácil e não e não acarreta nenhum problema. Todavia, descobrem logo depois que não é bem assim e que estão cometendo irregularidades. Este é mais um atraso a ser incluído no RDV. 

Qual a consequência? O acréscimo de obstáculos para o êxito da gestão de despesas. 

Não para por aí, com as fraudes vêm os prejuízos, como exemplificamos a seguir. 

3. Prejuízo para a empresa

Não é só o departamento responsável pelo RDV que passa pelas situações desgastantes relatadas anteriormente. O departamento responsável pela conciliação também não sai ileso. 

Os responsáveis por finalizar a conciliação podem vir a “pagar no escuro” as faturas dos cartões corporativos para evitar juros. Como isso é uma consequência do uso manual do RDV?  

Bom, atrasos de pagamento dessas faturas podem ocorrer devido às possíveis imprecisões dos relatórios de viagens — causadas pela dificuldade no rastreamento de recibos fornecidos, nem sempre completos e no formato solicitado pela política de despesas, com consequente falha em seus registros. 

Desta forma, mesmo não tendo a clareza de quais gastos devem ou não ser cobertos pela empresa, prioriza-se a data de vencimento da fatura dos cartões de crédito corporativos  e com isso, pode ser despendido um valor acima do devido pela empresa.

Por fim, todos os esforços que a empresa dedica para uma checagem eficiente e uma validação assertiva vão por água abaixo com os problemas causados pelo sistema manual nas mãos da auditoria – os quais citamos anteriormente. 

O desperdício, então, não é só de dinheiro, mas também de mão de obra que não está focando naquilo que a empresa esperava de sua contratação. Desviando sua atenção para apagar incêndios gerados pelos RDVs.

Como erradicar o RDV e gerar mais eficiência na gestão de viagens corporativas

Primeiramente, é preciso digitalizar os processos de coleta, organização e registro das informações fornecidas pelo viajante, automatizá-los e integrá-los em uma única plataforma. 

Soa difícil? A boa notícia é que, ao contrário, é extremamente fácil e rápido utilizar uma ferramenta digital como o VOLL Pay. 

Com o VOLL Pay, todos os pagamentos são realizados apenas após a identificação da despesa, ou seja, de forma pré-conciliada. É necessário apontar o motivo, tipo ou valor, e demais observações, antes que a transação seja autorizada.

Com isso, ao pagar, a prestação de contas e a autorização do pagamento acontecem no mesmo minuto. Você passa a ter mais visibilidade, controle e segurança durante todo o processo. 

Desta forma, não há necessidade da criação manual de um RDV. Ele é realmente erradicado. Viajantes e gestores passam a ter menos atividades burocráticas e mais eficiência, para se dedicarem ao seu desenvolvimento e ao crescimento dos seus negócios.

Entenda como o VOLL Pay garante mais transparência:

1. Pré-validação automática do orçamento disponível: se não há budget aprovado, a transação não é realizada. Sem estouros de orçamentos ou despesas imprevistas.
2. Pré-conciliação de toda despesa: identificação do tipo, centro de custo e motivo antes do pagamento ser feito. Você eliminará toda a rotina de checagem e prestação de contas.
3.  Rastreabilidade total do gasto: por geolocalização e horário exato da transação, para você acompanhar em dashboards online, atualizados em tempo real.

Na prática, este recurso traz mais autonomia para os colaboradores e transparência total quanto aos seus gastos. Você passa a ter uma rotina de gestão muito mais leve e produtiva. Diferentemente do processo ultrapassado de ter que cobrar recibos e validar relatórios de prestações de contas, com o VOLL Pay você deixará de ouvir reclamações sobre reembolsos não realizados. 

Os colaboradores também se sentem mais confortáveis com esta autonomia, especialmente por não terem que prestar contas em um processo frustrante para quem acabou de retornar de uma viagem cansativa.

Benefícios do VOLL Pay

Dados de uma pesquisa global feita pela Experian revelam que 9 em cada 10 brasileiros confiam na segurança dos pagamentos digitais.

A possibilidade do pagamento digital de qualquer despesa corporativa com o PIX, através do VOLL Pay, traz muitos benefícios. Confira abaixo alguns dos melhores: 

• Otimização de processos: não é preciso solicitar ou conceder adiantamentos e reembolsos, uma vez que o app da VOLL já realiza, de forma muito rápida, a pré-conciliação das despesas. 
• Pré-conciliação: antes de se fazer qualquer pagamento com o VOLL Pay, o colaborador precisa apontar o motivo, tipo e valor da despesa. Caso a empresa exija, ainda será obrigatória a inserção de observações adicionais — tudo feito anteriormente ao pagamento em si.
• Agilidade: com o VOLL Pay, seus colaboradores podem pagar estacionamento, gasolina, pedágio, refeições e qualquer outro tipo de despesa pré-aprovada com a facilidade e rapidez de um pagamento digital.
• Personalização: os gestores podem proporcionar e limitar um valor a ser gasto, também sendo possível designar regras de uso para perfis de colaboradores ou até períodos específicos.
• Orçamento: os pagamentos são feitos apenas depois da identificação da despesa — valor e tipo — sem que seja necessário prestar contas após o pagamento ser realizado e autorizar a despesa — considerando que a autorização é realizada previamente à transação em si.
• Sustentabilidade: cartões de crédito físicos, além de não serem mais a solução mais prática do mercado, prejudicam o meio ambiente. Eliminar este recurso da empresa ajuda a melhorar as condições no planeta em que vivemos e traz mais valor para a marca.  
• Autonomia para definir sua política: você agora pode definir, via plataforma, um valor máximo a ser gasto pelo colaborador, de acordo com o tipo de despesa. É o controle total dos custos indiretos da sua operação.

Como o VOLL Pay reduz custos para as grandes empresas

A redução de custos proporcionada pela mais nova solução de pagamentos da VOLL é um dos maiores motivos de sua contratação.

É provável que na sua empresa, uma equipe de pelo menos duas pessoas estejam envolvidas no fluxo de adiantamento, reembolso e prestação de contas de despesas corporativas pagas pelos seus colaboradores (sobretudo durante suas viagens a trabalho).

A eliminação dos processos de relatório de viagens, reembolso e adiantamento geram maior produtividade na gestão corporativa. Processos otimizados poupam tempo e dinheiro.

Com a redução das atividades não relacionadas à geração de valor e crescimento da empresa, estes profissionais podem dedicar seu tempo a outras formas de alavancar ou de entregar mais qualidade para o negócio.

A total transparência nas transações realizadas pelos colaboradores e a maior organização com a ferramenta de pré-conciliação do VOLL Pay elimina desperdícios, enganos e fraudes. 

Se, para cada despesa, é preciso haver um limite ou orçamento pré-definido, a extrapolação de gastos é impossível. As despesas só existem depois de pré-aprovadas, através dos limites definidos pela sua política, com travas de valores, categorias e até perfis de colaboradores. Com o VOLL Pay, você passa a evitar a extrapolação de orçamentos e reembolsos não autorizados.

Tudo isso reduz custos e reforça o êxito na gestão das despesas, uma vantagem perene para qualquer empresa. 

Está preparado para deixar o RDV para trás e abraçar o mundo novo do VOLL Pay? Clique aqui e agende grátis uma demonstração com a gente! Você vai se surpreender!