Qual é a relação entre eventos corporativos e viagens?

Embora estejam intrinsecamente conectados, os eventos e as viagens corporativas ainda andam bastante separados no mundo corporativo. 

Os fornecedores de logística, em geral, são os mesmos (companhias aéreas, meios de hospedagem e agências de logística). 

Muita sinergia poderia ser gerada com uma gestão conjunta destas 3 categorias de fornecedores – não necessariamente tendo apenas um gestor, mas um olhar e ações conjuntas entre estes profissionais, buscando otimização e melhor aproveitamento de recursos.

O custo das compras de viagem individuais

Algumas empresas indicam a seus funcionários que adquiram bilhetes para irem a um evento nas ferramentas de reservas online (mais conhecidas como online booking tools, ou OBT), que em teoria, seriam indicadas para transient travel – ou seja, viagens corporativas individuais, e não de grupos. 

Nestes casos, negociações de blocos de passagens não se aplicam, pois cada colaborador segue as regras de antecedência e aplicação de descontos da Política de Viagens. O custo é debitado de seu centro de custos individual, e não da verba de Marketing (como é habitual em grupos aéreos de eventos).

Deve ser levado em consideração que estes bilhetes, então, passarão a ser contabilizados nos relatórios, orçamentos e cálculos de savings da área de Viagens, embora seu propósito final seja para participação em eventos. 

Como os Trip Reasons podem solucionar o problema

Aí entram os necessários Trip Reasons, que nada mais são que códigos de identificação do motivo da viagem que originou aquela reserva – no caso, a empresa deve prever, tanto em seu OBT quanto nos sistemas de atendimento dos consultores de viagens nas agências, o motivo “Eventos/Congressos/Reuniões” para ser possível depois o rastreamento dos “viajantes a eventos” e separação de volume para análises e negociações.

O mesmo motivo de viagem pode ser utilizado para o viajante justificar a não-reserva de um hotel no OBT ou via agência, pois há empresas que, mesmo liberando a compra do aéreo individualizado, não deixam de negociar o bloqueio de apartamentos; ou há um hotel oficial para aquele evento, que o viajante reserva diretamente com a organização do mesmo; ou ainda algum colega seu no destino fará a reserva em caráter de hospitalidade, como um bom anfitrião.  

São muitas nuances e possibilidades nestes dois mundos complexos, que às vezes se encontram. Somente especialistas com muita experiência conseguem ajudar as empresas a entenderem como e onde eles se unem e como otimizar esta união. 

Valorize seu gestor e o de eventos corporativos!

Como a solução da VOLL pode ajudar a reduzir os custos com viagens corporativas?

Existe uma forma prática de diminuir os custos associados não só a viagens para eventos corporativos, como passagens e hotéis, mas relacionados a qualquer tipo de despesa: realizar os pagamentos através do VOLL Pay.

O VOLL Pay é uma solução tecnológica baseada no Pix, que permite o pagamento de despesas corporativas com a câmera do celular, através do app VOLL. 

Com ele, todos os pagamentos são realizados apenas após a identificação da despesa, ou seja, de forma pré-conciliada. É necessário apontar o motivo, tipo ou valor, e demais observações, antes que a transação seja autorizada.

Com isso, ao pagar, a prestação de contas e a autorização do pagamento acontecem no mesmo minuto. Você passa a ter mais visibilidade, controle e segurança durante todo o processo. 

Desta forma, viajantes e gestores passam a ter menos atividades burocráticas e mais eficiência, para se dedicarem ao seu desenvolvimento e ao crescimento dos seus negócios.

Entenda como o VOLL Pay garante mais transparência:

1. Pré-validação automática do orçamento disponível: se não há budget aprovado, a transação não é realizada. Sem estouros de orçamentos ou despesas imprevistas.
2. Pré-conciliação de toda despesa: identificação do tipo, centro de custo e motivo antes do pagamento ser feito. Você eliminará toda a rotina de checagem e prestação de contas.
3. Rastreabilidade total do gasto: por geolocalização e horário exato da transação, para você acompanhar em dashboards online, atualizados em tempo real.

Na prática, este recurso traz mais autonomia para os colaboradores e transparência total quanto aos seus gastos. O gestor passa a ter uma rotina de gestão muito mais leve e produtiva. 

Diferentemente do processo ultrapassado de ter que cobrar recibos e validar relatórios de prestações de contas, com o VOLL Pay, as reclamações sobre reembolsos não realizados acabam.

Os colaboradores também se sentem mais confortáveis com esta autonomia, especialmente por não terem que prestar contas em um processo frustrante para quem acabou de retornar de uma viagem cansativa.

Tudo isso reduz custos e reforça o êxito na gestão das despesas, uma vantagem perene para qualquer empresa. 

Está preparado para deixar os custos altos para trás e abraçar o mundo novo do VOLL Pay?

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