Meu funcionário contratou serviços fora da política de viagem. E agora?

Falhas no processo de reembolso são sempre oportunidades de apontar um erro… na política de viagem corporativa! Acredite: quando algo acontece fora do combinado neste acordo tão importante para a relação empresa-colaborador, é muito provável que seja hora de uma revisão no documento ou da comunicação. 

Preparamos um checklist para você revisar a política corporativa, garantindo que esteja de acordo com a realidade que gestores e funcionários encontram na rotina da empresa.

Se durante a leitura surgir alguma dúvida, comente aqui no post. Nosso time de especialistas está a postos para responder e trocar experiências. 

Vamos juntos conferir alguns pontos essenciais?

A pergunta mais importante: o funcionário sabe que contratou algo fora da política de viagem?

Com certeza você, como gestor, conhece muito bem a política de viagem. Mas, um contrato só funciona se as duas partes o seguirem. Talvez os erros cometidos pela sua equipe sejam ocasionados por falhas na interpretação ou até mesmo por falta de conhecimento. 

• Um exercício interessante é ler a política imaginando que é um funcionário prestes a embarcar em uma viagem de trabalho – ou, melhor ainda, durante essa viagem. Repita esse processo sob o ponto de vista dos diferentes níveis de colaboradores. 

Depois, pergunte-se: as orientações são claras e objetivas? Tudo que eles precisam saber está neste documento?

• Como a política é comunicada aos funcionários? É preciso garantir que eles entendam que esse acordo é feito também para trazer segurança e praticidade para eles. Pense agora em quais medidas você tem adotado para divulgar internamente a política de viagem corporativa. Além de e-mails periódicos, promova conversas, debates e garanta que estas orientações estejam sempre acessíveis à equipe.
• Tire as orientações do papel. Seja criativo! Que tal apresentar os itens mais impopulares ou passíveis de erros (como o não-reembolso de bebidas alcoólicas e sobremesas, por exemplo) de forma diferente? Explique a razão para que faça sentido para todos! Isso garantirá uma melhor memorização e aderência. 

Será que o que seu funcionário contratou por fora não poderia/deveria estar previsto na política? 

Depois de descartar uma falha de comunicação no que, por lei, pode ou não estar nesse tipo de acordo, é hora de analisar mais a fundo o que levou seu funcionário a contratar algo não previsto na política. 

• Por exemplo, se as despesas estão, frequentemente, excedendo o valor estipulado, pode ser que o orçamento esteja desatualizado. Isso é muito comum e, quando resolvido, evita frustrações e atritos com a equipe.
• Outro caso comum é a contratação de opções de mobilidades diferentes das especificadas na política. Se isso tem acontecido repetidamente, também pode ser um indício de que a política de viagem não está acompanhando as tendências do mercado. Os funcionários sempre buscarão praticidade e agilidade durante um compromisso corporativo. Garanta que a empresa reconheça e valorize isso mantendo a política atualizada!

A experiência dos viajantes frequentes é a chave do sucesso. Chame os colaboradores para uma conversa, ouça a opinião deles e use a favor da boa relação empresa-funcionário. Todos só têm a ganhar!

Cuidado com processos desorganizados e excessivamente burocráticos. Isso pode desgastar a relação com os funcionários, os desmotivando e fazendo perder o foco. 

Você, como gestor, sabe mais do que ninguém quanto tempo e energia são despendidos com planilhas, recibos e processos de reembolso de gastos com viagem. Para o funcionário não é diferente. 

Muitos erros com a política de viagem corporativa poderiam ser evitados se a equipe não estivesse constantemente sobrecarregada com etapas que poderiam ser evitadas. Imagine se eles pudessem focar no que é realmente importante, ou seja, nas metas e objetivos da empresa? 

• Confira as novidades do mercado e veja o que tem para facilitar a rotina de viagens corporativas. Nossa equipe ficará feliz em contar mais sobre o assunto, apresentando uma solução que une tecnologia e praticidade para a mobilidade corporativa. 
• Dê mais autonomia aos viajantes – deixar que seus funcionários participem do planejamento da viagem vai aumentar consideravelmente o nível de responsabilidade e de satisfação. Isso parece impossível dentro do cenário atual? Sim, nós sabemos. Mas também sabemos que com a solução que falamos acima, a VOLL, será incrivelmente simples. Explicando brevemente, gestores e colaboradores terão acesso a uma plataforma que centraliza todas as etapas necessárias para planejar, executar e analisar uma viagem corporativa. Seu funcionário pode ter todas as escolhas, de passagens a hospedagem e opções de locomoção urbana, ali na palma da mão, dentro do que a empresa permite. Isso nos leva ao próximo item: 
• Torne a política de viagem parte da rotina do colaborador naturalmente – a plataforma VOLL, seja no aplicativo ou desktop, apresenta as mais variadas opções de companhias e redes do mercado para os assinantes, agora a parte mais importante- já personalizadas com a política de viagem corporativa da empresa em que trabalha. 

Esse texto nos faz refletir que um erro cometido por um funcionário pode ser, na verdade, uma grande oportunidade para melhorar os processos. O mundo está em constante movimento (e é especialmente interessante pensar nisso quando estamos debatendo sobre mobilidade e viagem corporativa, não é mesmo? ?). Aproveite essa oportunidade para atualizar-se e evoluir junto com as metas da sua empresa.

Que tal deixar seu comentário aqui nesse post para conversarmos mais sobre o assunto e pensarmos juntos em soluções para a gestão de viagens da sua empresa? Até lá!