O que são despesas corporativas e como simplificar sua gestão com o VOLL Pay?

Durante a rotina de trabalho de um colaborador, podem surgir necessidades que necessitam e devem ser custeadas pela empresa. 

Por exemplo, participar de um evento em que um cliente em potencial estará presente e mais aberto para conversar e fechar negócio. 

Desta forma, a empresa terá que custear o ingresso para o evento, alimentação do colaborador durante o período, sua forma de deslocamento para ida e volta do local, talvez pedágio e até hospedagem.

Vamos supor também que durante esse tempo surja a necessidade de imprimir uma documentação ou apresentação e comprar um bonito envelope para entregar tudo a este cliente, pois ele prefere analisar benefícios e contratos à moda antiga. 

Quem irá pagar pela impressão e envelope? A empresa do colaborador. 

Todos os gastos citados acima são despesas corporativas, ou seja, são custos arcados pela empresa para que seu colaborador possa exercer sua função com eficiência sem ter que tirar dinheiro do próprio bolso.

E as despesas corporativas em viagens, como funcionam?

As viagens chegam a ocupar o segundo maior gasto das empresas, sendo superadas unicamente pelos salários. 

As viagens aéreas costumam envolver pelo menos cinco deslocamentos. Por exemplo, a ida da casa ao aeroporto, do aeroporto ao hotel, do hotel ao local de trabalho, o retorno até o aeroporto e, em seguida, para casa. Geralmente, os roteiros são variações disso.

O mesmo vale para as viagens terrestres, excluindo o deslocamento para o aeroporto. Mas não é só o deslocamento que simboliza o custo real de uma viagem a trabalho. Isso porque existem gastos com alimentação, combustível, quilometragem, estacionamento, pedágio e por aí vai.

Algumas despesas corporativas podem acontecer durante uma viagem sem serem relacionadas com o ato de viajar em si. Se seu funcionário precisa comprar uma nova camisa social para usar em uma reunião de negócios, porque a anterior foi manchada na viagem, por exemplo, isso irá  representar um gasto.

Como simplificar as despesas corporativas?

A simplificação das despesas corporativas pode envolver o investimento em tecnologia, a diminuição de tarefas burocráticas e a preservação do poder de escolha dos profissionais. Confira algumas ideias nos próximos tópicos.

Crie uma política de despesas

Desenvolver uma uma boa política de viagens corporativas é essencial para garantir que as despesas sejam geridas de forma organizada, sem gerar custos excessivos ou prejuízos econômicos.

Tendo fácil acesso à ela, os colaboradores saberão como utilizar o dinheiro disponibilizado pela empresa de forma responsável, sabendo exatamente em quais situações podem gastá-lo ou não; além das penalidades que podem ser aplicadas em casos de desvio de ética envolvendo gastos pessoais.

Ou seja, além de padronizar as despesas corporativas, ela também é útil para otimizar o processo de gestão, diminuindo o tempo perdido com burocracias, além de evitar possíveis erros e desperdício de verbas. 

Use a tecnologia a seu favor

A adoção de uma política de viagens corporativas não faz necessariamente com que ela seja seguida à risca. Viagens com os reembolsos tradicionais, por exemplo, costumam depender de muitos processos manuais, burocráticos e exaustivos, nos quais vários erros podem acontecer. São alguns desses processos: colher e reunir notas e comprovantes, produzir planilhas, elaborar relatórios extensos, auditoria e retificação de despesas.

Tudo isso acarreta perda de tempo, o que vem a ser um empecilho para o fechamento de negócios que precisam de atenção imediata. A imprecisão na análise dos relatórios também pode ser uma grave consequência que leva ao desperdício de dinheiro com reembolsos indevidos. 

Assim, a tecnologia ganha espaço para ajudar a multiplicar a capacidade gerencial, sendo acessível também para os profissionais que precisam viajar a trabalho.

Ao usar a tecnologia a seu favor, você passa a contar com várias configurações e parametrizações, definindo limites de gastos por categorias e perfil do colaborador, tudo de acordo com a política de despesas. E o melhor, dentro de uma só plataforma digital, de forma integrada, com ampla personalização, visibilidade e controle de dados. 

Escolha o VOLL Pay para eliminar processos de adiantamento e reembolso

Prático para quem paga e eficiente para quem gerencia, com ele, é possível realizar o pagamento de qualquer despesa de forma pré-conciliada, ou seja, identificar o tipo, centro de custo e motivo antes do pagamento. Com isso, não há mais necessidade alguma de realizar adiantamentos e reembolsos, o que tem como maior benefício a otimização de processos. 

Com o VOLL Pay, basta utilizar o PIX através do QR Code ou chave aleatória. Ou seja, utilizando a câmera do celular, em segundos, o colaborador consegue pagar despesas que vão além de passagens de ônibus, táxi ou avião. Qualquer necessidade durante a viagem pode ser paga sem problemas, desde que dentro da política da empresa. 

Ao pagar, a prestação de contas e a autorização do pagamento acontecem no mesmo minuto. A empresa pode definir qual será o valor máximo a ser gasto pelo colaborador, de acordo com o tipo de despesa. Além disso, também é possível designar quais as regras de uso para cada perfil de colaborador e acompanhar todos os gastos em tempo real. 

Desta forma, fica muito mais fácil rastrear e garantir que as transações e pagamentos aconteceram dentro do esperado com total controle e segurança.

Agilidade e autonomia também são excelentes benefícios do VOLL Pay, pois seus colaboradores podem pagar estacionamento, gasolina, pedágio, refeições e qualquer outro tipo de despesa pré-aprovada com a facilidade e rapidez de um pagamento digital.

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