Por Henrique Coelho

Seu cartão corporativo está roubando sua produtividade. Veja o porquê.

16/01/2023

3 minutos de Leitura

Pagar com o cartão corporativo é até fácil, difícil é aceitar com a mesma disposição os processos de adiantamento, reembolso e auditoria.  Por que não é tão fácil assim passar por estas etapas sem grandes estresses? Todos os processos citados são lentos, passíveis a erros catastróficos e prejuízos de dinheiro e produtividade.  Continue a leitura […]

Pagar com o cartão corporativo é até fácil, difícil é aceitar com a mesma disposição os processos de adiantamento, reembolso e auditoria. 

Por que não é tão fácil assim passar por estas etapas sem grandes estresses? Todos os processos citados são lentos, passíveis a erros catastróficos e prejuízos de dinheiro e produtividade. 

Continue a leitura a seguir para entender melhor o que a utilização de um cartão corporativo traz de empecilho para a sua rotina de gestor, ou até mesmo viajante a trabalho. 

Prestação de contas: o pesadelo de quem utiliza cartão corporativo

A maioria das empresas tem meios de controlar as despesas pagas com cartão de crédito corporativo já bastante consolidados. Apesar disso, a gestão das faturas quase sempre é um processo complicado, burocrático e passível de fraudes.

O procedimento mais utilizado para tentar garantir que todos os pagamentos feitos com cartão corporativo de fato aconteceram como o esperado é por meio da prestação de contas. 

Nela, espera-se que o colaborador responsável pelo cartão, justifique cada pagamento realizado, apresentando o motivo pelo qual a compra foi feita em cada data listada na fatura. Se a despesa não estiver de acordo com a política de despesas corporativas, ela pode ser considerada como uma irregularidade.

Como ela afeta sua produtividade? 

A rotina de prestação de contas, cansativa como ela é, faz parte da sua sistemática. E acontece todo mês. Sem falta. Isso significa que os colaboradores (e altos executivos) precisam parar de focar naquilo que foram contratados para fazer, para se dedicar às exaustivas horas para enviar seu relatório de despesas, reembolsos e afins.

Mesmo que você tenha uma plataforma tecnológica para fazer isso, parte deste trabalho sempre será humano e, convenhamos, uma grande perda de tempo, foco, eficiência e produtividade.

É principalmente neste momento de prestação de contas, que o uso do cartão corporativo se torna um verdadeiro problema. A lentidão e, por vezes, ineficiência na conciliação de despesas, causa prejuízos à empresa e estresse para seus colaboradores. 

Qual a melhor maneira, então, de resolver todos os problemas citados com o cartão de crédito corporativo?

A adoção de uma política de viagens corporativas não faz necessariamente com que ela seja seguida à risca. Assim, a tecnologia ganha espaço para ajudar a multiplicar a capacidade gerencial, ganhar eficiência e produtividade, sendo acessível para os profissionais que precisam viajar a trabalho ou pagar qualquer outro gasto corporativo.

O VOLL Pay, por exemplo, é uma solução que acaba de ser lançada pela VOLL para simplificar a rotina e otimizar o pagamento de qualquer despesa corporativa, seja ela durante uma viagem ou não.

Prático para quem paga e eficiente para quem gerencia, com ele, é possível realizar o pagamento de qualquer despesa de forma pré-conciliada, ou seja, identificar o tipo, centro de custo e motivo antes do pagamento. 

Por falar em pagamento, com o VOLL Pay, basta utilizar o PIX através do QR Code ou chave aleatória. Ou seja, utilizando a câmera do celular, em segundos, o colaborador consegue pagar despesas que vão além de passagens de ônibus, táxi ou avião. Qualquer necessidade durante a viagem pode ser paga sem problemas, desde que dentro da política da empresa

Ao pagar, a prestação de contas e a autorização do pagamento acontecem no mesmo minuto. Se não houver orçamento disponível para determinada despesa, projeto ou colaborador, o pagamento simplesmente não é feito.

A empresa pode definir qual será o valor máximo a ser gasto pelo colaborador, de acordo com o tipo de despesa. Além disso, também é possível designar quais as regras de uso para cada perfil de colaborador e acompanhar todos os gastos em tempo real

Desta forma, fica muito mais fácil rastrear e garantir que as transações e pagamentos aconteceram dentro do esperado com total controle e segurança.

Sabe o que tudo isso significa? Otimização de processos e redução de custo, maior produtividade de gestores e suas equipes, que podem se voltar totalmente para aquilo que traz mais resultados para seus trabalhos. 

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