06/02/2023
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No universo das viagens corporativas, uma prática bastante comum é o adiantamento de valores aos funcionários para custear suas despesas. Assim, quando um colaborador precisa se deslocar a trabalho, ele recebe de antemão uma quantia X de dinheiro, que, em teoria, deve ser gasta apenas para cobrir os gastos essenciais da viagem, como alimentação, gasolina […]
No universo das viagens corporativas, uma prática bastante comum é o adiantamento de valores aos funcionários para custear suas despesas.
Assim, quando um colaborador precisa se deslocar a trabalho, ele recebe de antemão uma quantia X de dinheiro, que, em teoria, deve ser gasta apenas para cobrir os gastos essenciais da viagem, como alimentação, gasolina e pedágio, por exemplo.
Mas, na prática, nem sempre o processo ocorre tão bem como se espera. Diversos problemas podem surgir a partir do adiantamento, a maioria deles sendo bastante custosa para a empresa.
Por isso, nesse artigo, vamos ver quais são esses problemas e porque sua empresa deveria mudar de estratégia hoje mesmo.
Adiantamentos de valores envolvem a aprovação e a antecipação de um valor monetário prévio para os profissionais. Estes podem usar o valor de acordo com as regras definidas pela empresa, sem precisar disponibilizar dinheiro do próprio bolso.
A desvantagem aqui é a dificuldade de auditar os pagamentos, especialmente na etapa final do processo: a conciliação de contas. Isso porque não há controle sobre como os valores são gastos, uma vez que o pagamento é feito antes da compra de serviços ou produtos em si.
Assim, os valores são solicitados inicialmente pelos profissionais e precisam passar por uma fase de estudos e aprovação. O enorme número de riscos envolvidos também é uma desvantagem. O dinheiro pode cair em uma conta negativada, ser sacado pelo profissional, ter sua prestação de contas atrasadas, etc.
Adiantar um valor cheio, sem saber se realmente ele será gasto é sinônimo de perda financeira.
Além de tudo, esse ainda é um processo moroso que depende de ações manuais, passíveis de erro, como o depósito de valores acima do planejado ou para o colaborador errado.
Solucionar essa dor foi o grande objetivo da VOLL quando criamos o VOLL Pay: uma ferramenta inovadora para o pagamento de despesas corporativas, diferente de tudo que o mercado já viu.
Mas, afinal, como o VOLL Pay ajuda sua empresa a economizar na prática?
A redução de custos proporcionada pela nova solução de pagamentos da VOLL é uma de suas principais vantagens.
É provável que, na sua empresa, uma equipe de pelo menos duas pessoas estejam envolvidas não só no fluxo de adiantamento, mas também no de reembolso e prestação de contas de despesas corporativas pagas pelos seus colaboradores (sobretudo durante suas viagens a trabalho).
A eliminação desses processos gera uma maior produtividade na gestão corporativa. Processos otimizados poupam tempo e dinheiro.
Com a redução das atividades não relacionadas à geração de valor e crescimento da empresa, esses profissionais podem dedicar seu tempo a outras formas de alavancar ou de entregar mais qualidade para o negócio.
A total transparência nas transações realizadas pelos colaboradores e a maior organização com a ferramenta de pré-conciliação do VOLL Pay elimina desperdícios, enganos e fraudes.
Se, para cada despesa, é preciso haver um limite ou orçamento pré-definido, a extrapolação de gastos é impossível. As despesas só existem depois de pré-aprovadas, através dos limites definidos pela sua política, com travas de valores, categorias e até perfis de colaboradores. Com o VOLL Pay, você passa a evitar a extrapolação de orçamentos e reembolsos não autorizados.
Na prática, esse recurso traz mais autonomia para os colaboradores e transparência total quanto aos seus gastos. Você passa a ter uma rotina de gestão muito mais leve e produtiva. Diferentemente do processo ultrapassado de ter que cobrar recibos e validar relatórios de prestações de contas, com o VOLL Pay você deixará de ouvir reclamações sobre reembolsos não realizados.
Os colaboradores também se sentem mais confortáveis com essa autonomia, especialmente por não terem que prestar contas em um processo frustrante para quem acabou de retornar de uma viagem cansativa.
Dados de uma pesquisa global feita pela Experian revelam que 9 em cada 10 brasileiros confiam na segurança dos pagamentos digitais.
A possibilidade do pagamento digital de qualquer despesa corporativa com o PIX, através do VOLL Pay, traz muitos benefícios. Confira abaixo alguns dos melhores:
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